בדרך כלל, פותחים את האפליקציה, מתחילים מיטינג חדש ושולחים את הקישור לפגישה לכל מי שצריך (ורוצה) להצטרף. זה עובד, זה מעולה, וזה נכון למפגש ספונטני! אבל.. אפשר לעשות קצת אחרת עבור פגישות קבועות וידועות מראש וחויית המשתמש תהיה נוחה יותר לכולם.
סוף מעשה במחשבה תחילה – או,
איך לתאם פגישה קבועה
כאשר מתאמים פגישה קבועה, הקישור אל הפגישה הזו נשאר קבוע. כך שאנחנו נותנים לחברי הקבוצה את הקישור פעם אחת, והם יכולים להצטרף לפגישה כל פעם שהיא מתקיימת. קבוצת נוער שנפגשת פעם בשבוע ביום שלישי, למשל, יכולה לתאם פגישה כזו והקישור ישאר קבוע.
רגע לפני שאתם מתאמים את הפגישה הראשונה שלכם, אנחנו ממש ממליצים שתקפצו רגע לעבור איתנו על כל ההגדרות של החשבון זום שלכם בשביל שתוכלו להפיק ממנו את המיטב. אבל, אם אתם חסרי סבלנות, או ממהרים, תוכלו לעשות את זה גם אחר כך.
איך מתאמים פגישה קבועה
באפליקצית זום, במסך הראשי, לוחצים על Schedule
לאחר שנפתח חלון תיאום הפגישה תצטרכו עבור על ההגדרות ולמלא אותן בהתאם.
- קבעו שם לפגישה
- Starts – קבעו באיזה יום ושעה תתחיל הפגישה.
- Duration – אפשר לקבוע מה אורך הפגישה יהיה. זה לא יגביל את אורך הפגישה אלה רק יגדיר למצטרפים כמה זמן לשמור עבור הפגישה בלוח השנה שלהם, אם הם יחליטו להוסיף את הפגישה ללוח השנה שלהם.
- Time Zone – לבחור בישראל, או ירושלים בכדי שהשעה תתאים למציאות.
- Repeat – בוחרים כל כמה זמן מתקיימת הפגישה. האם פעם בשבוע, פעמיים וכו.
- End Repeat – אפשר להשאיר על never, ככה הפגישות ימשיכו להתקיים עד שתבטלו אותן. בינכם לבין עצמכם אתם יכולים לנסות לנחש מתי תסתיים הקורונה ולראות אם קלעתם 🙂
- Calendar – תוכלו לבחור האם להכניס את הפגישה ליומן שלכם. במועד הפגישה תוכלו ללחוץ ביומן שלכם על הפגישה ואוטומטית תצורפו לזום. ככה לא תצטרכו לחפש את הקישור.
- Use personal Meeting ID – סמנו לא.
נמשיך לגלגל למטה
- Required Meeting Password – לבחור כן. זה מגביל את הכניסה לפגישה בסיסמא אבל המוזמנים לא צריכים להקליד אותה, אז לא מסבך אף אחד אבל מונע כניסה של זרים. מעולה!
- Password – אין צורך לשנות את הסיסמא, אבל אתם יכולים אם ממש מתחשק לכם.
- Host Video On – יכריח אתכם להצטרף לשיחה עם המצלמה דלוקה. עדיף להשאיר את זה על לא, ככה תוכלו להתארגן לפני שאתם פותחים את המצלמה מול כולם.
- Participant Video On – מכריח את המשתתפים להצטרף לשיחה עם המצלמה דלוקה. עדיף להשאיר את זה על לא, ככה תתנו הזדמנות למי שפחות מבין, להתארגן ולהבין שהמצלמה שלו תפתח.
- Audio Option – לבחור Device Audio Only.
- Enable Waiting Room – חדר המתנה לפני הכניסה לפגישה. אם זה לא מופיע אצלכם, תוכלו להפעיל את האפשרות הזו בהגדרות.
- Allow Join Before Host – מאפשר למשתתפים להיכנס לפני ה”מנהל” של השיחה. ככה אם אתם מתעכבים מעט, זה לא סוף העולם. בחשבון החינמי, ישנה הגבלה של 40 דקות לשיחה וצריך לקחת את זה בחשבון.
- Automatically Record Meeting – מקליט ושומר את השיחה על המחשב/הפלאפון או בענן בתשלום).
כשמסיימים עם ההגדרות, לוחצים על DONE וכמעט סיימתם.
אם בחרתם לשמור את הפגישה ביומן שלכם, יופיע החלון הזה. תוכלו לערוך את המידע וההתראות לגבי הפגישה ביומן שלכם. אחרי שסיימתם, לחצו ADD.
עכשיו שסיימתם לתאם את הפגישה, גשו אל לשונית הפגישות ותוכלו לראות את הפגישה שתיאמתם.
בלשונית הזו תוכלו לראות את כל הפגישות שתיאמתם ומכאן תוכלו להזמין את המשתתפים.
לחצו על הפגישה שאליה תרצו להזמין משתתפים, ואז בחרו Add invitees.
תוכלו לבחור אם לשלוח את הקישור במייל, בהודעת סמס או להעתיק את הקישור. העתיקו את הקישור ושלחו אותו למשתתפים בקבוצת הוואטסאפ הרלוונטית או פרטנית.
עכשיו שסיימתם, יש לכם קישור קבוע לכל הפגישות של קבוצת הנוער. תוכלו לשלוח את הקישור לבני הנוער, והם שבוע אחרי שבוע יוכלו להצטרף לפגישה עם אותו קישור. אתם, תוכלו מהאפליקציה להתחבר לפגישה הזו בלי לחפש את הקישור.
טריק נחמד שיכול לעזור הוא להדביק את הקישור לזום ב”תיאור” של הקבוצת וואטסאפ של הקבוצת נוער. ככה תמיד אפשר למצוא את הקישור בקלות, מבלי לדפדף שעות בשביל למצוא מתי בפעם האחרונה שלחו אותו.
נשמח לשמוע כיצד אתם משתמשים באפשרות לתאם פגישות ואילו פגישות כבר תיאמתם בתגובות! נוכל לגלות יחד שימושים שונים ומגוונים לסוגי המפגשים שאתם מקיימים בזום.